Existe una preocupación creciente y una paulatina dedicación de recursos, a todos aquellos asuntos relacionados con el Compliance en relación con la Prevención de Irregularidades corporativas. Resulta frecuente que personas sin experiencia en la realización de Investigaciones Internas de Cumplimiento, cometan errores elementales de procedimiento que podrían comprometer el proceso de una investigación. Es por ello que toma vital importancia la implantación y sincronización de estrategias orientadas a conducir una verdadera investigación interna que permita esclarecer de forma efectiva y ágil los hechos en cuestión. El objetivo de una investigación de cumplimiento interna, es la reconstrucción fáctica de los hechos, que necesariamente requiere poner la documentación probatoria («evidencia» entendida en términos forenses), en el centro de las actuaciones, y de ahí construir una estrategia que busque amparar, proteger y analizar de forma rigurosa esa evidencia forense.La prueba de la irregularidad, puede tomar múltiples formas, desde correos electrónicos, documentación física, notas registrales o libros contables, y por tanto se debe contemplar la aplicación de diversas técnicas que, por su naturaleza y alcance, permitan recabar y analizar esta versátil evidencia. He aqui algunos aspectos que deberían considerarse:
1. La regla general para todas las investigaciones o consultas internas debe estar bajo un estándar de «necesidad de saber», o sea que no debe compartirse información sobre la predicación, la dirección o los hallazgos del proceso con partes no autorizadas.
2. Todos los hechos deben recopilarse con prontitud, antes de que los recuerdos se desvanezcan, y de la intrusión de eventos intermedios.
3. El proceso de realización de la investigación debe consistir en una revisión justa e imparcial de todos los hechos relevantes.
4. El investigador debe ser discreto en el enfoque y la recopilación de los datos pertinentes.
5. La evidencia obtenida durante una Investigación de Cumplimiento, debe ser rastreada para mantener la cadena de custodia y evitar se excluyan las pruebas en un proceso adjudicativo formal.
6. Evitar que la información fluya fuera de la investigación hasta que se hayan resuelto todos los asuntos, para evitar represalias contra el denunciante original o los testigos.
7. Tener en cuenta que existen ciertas limitaciones derivadas de las leyes constitucionales, laborales y de protección de datos.
Conclusión: La investigación interna sobre incumplimiento normativo, debería en primera instancia ser llevada a cabo directamente por el área de Compliance, y de manera supletoria, por otras áreas de investigación de la empresa, como podrían ser la de Prevención del Fraude, Control Interno, o por la Auditoría. Interna.
Por FCN
FUENTE:
– Strategic Management Services (Official Web Site).
– COSMOS Navigate the Compliance Universe (Official Web Site).
